mercredi 3 novembre 2021

Nous recherchons actuellement un /e assistant de Direction.

Vous assisterez un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur, …) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …). Vous organiserez et coordonnerez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Vous pourrez être amené à conduire des projets ponctuels, et en particulier les évènements et séminaires de la direction.

 

Rattaché au Responsable d’équipe du Secrétariat de Direction, vous ferez partie de l’équipe des Assistantes de Directions.

 

 

Vos missions :

  • Gère les rendez-vous et les plannings,
  • Prépare et organise les réunions : invitations, réservation de salles et restaurants, documents de travail…,
  • Accompagne les Directeurs dans leurs organisations (ex : rédactions d’ordres du jour, comptes-rendus de réunions, préparation de présentations…)
  • Accueille les visiteurs,
  • Organise les déplacements : moyen de transport, réservation d’hôtel,
  • Réceptionne les appels téléphoniques et transmet les communications ou prend des messages,
  • Met en forme divers documents (courrier, rapport…) rédigés à partir d’éléments divers écrits ou oraux, transmis par la Direction,
  • Gère les boîtes mail rattachées au service,
  • Veille au classement au sein du service et auprès de la Direction.
  • Assure le remplacement des différentes assistantes de direction lors de leurs absences.

Les compétences et le niveau de formation requis :

  • Expérience minimum de 3 à 5 ans exigée sur un poste similaire
  • Bonne compréhension de l’environnement et des activités de l’entreprise, de sa gouvernance, des besoins et contraintes des interlocuteurs,
  • Excellente maîtrise de l’orthographe et de la grammaire,
  • Bonnes connaissances et maitrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint),
  • Posséder une bonne capacité d’anticipation et d’adaptation,
  • Montrer de la rigueur, de l’autonomie, de l’organisation et faire preuve de méthode,
  • Savoir informer et rendre compte (esprit de synthèse),
  • Posséder une bonne capacité d’écoute,
  • Savoir prendre des initiatives, savoir se projeter,
  • Avoir l’esprit d’équipe,
  • Communicant, pédagogue et bon relationnel,
  • Devoir de confidentialité, faire preuve de discrétion.

 

Le poste est basé à Schiltigheim (67).